Skabelon til personalehåndbog

Hvad er en personalehåndbog?

En personalehåndbog indeholder arbejdspladsens retningslinjer og regler for medarbejderne. Personalehåndbogen udarbejdes af ledelsen og skal være tilgængelig for medarbejderne. Der er ingen egentlige krav til, hvad personalehåndbogen skal indeholde, udover den naturligvis ikke må opfordre til noget, der er ulovligt.

Der findes mange forskellige forslag til, hvordan personalehåndbøger skal udformes. For at gøre det mere overskueligt for din arbejdsplads at udarbejde den bedst mulige personalehåndbog for virksomheden, har vi derfor lavet en skabelon, der indeholder alle de vigtigste punkter. 

Skabelon til personalehåndbog:

En personalehåndbog bør som udgangspunkt indeholde disse 16 punkter:

1. Indledning
2. Alkohol og rusmidler
3. Arbejdstid
4. Sygdom
5. Barsel
6. Dødsfald og begravelse
7. E-mail
8. Ferie
9. Hygienje
10. Frokostordning
11. Kontrol og overvågning
12. Lønudbetaling og overarbejde
13. Orlov
14. Pauser
15. Personalefester
16. Tavshedspligt

Hvis du er i tvivl om, hvad disse punkter helt konkret indebærer, kan du læse mere nedenfor.

Se hvordan Legal Desk virker. Artiklen fortsætter under videoen. 

1. Indledning

Det første punkt i personalehåndbogen bør være en indledning, der kort introducerer personalet til håndbogen og dens målsætninger. Her kan det være hensigtsmæssigt at nævne, at personalehåndbogen ikke giver en fuldstændig beskrivelse af alle regler på arbejdspladsen. Dertil kan det også nævnes i indledningen, at ansættelsens øvrige vilkår fremgår af ansættelsesaftalen samt enten funktionærloven eller den overenskomst, som medarbejderne er omfattet af. 

2. Alkohol og rusmidler

Personalehåndbogen kan med fordel inddrage et punkt, der beskriver arbejdspladsens regler for medarbejdernes indtagelse af alkohol og rusmidler i arbejdstiden. Her bør det nævnes, at en sådan indtagelse ikke er tilladt. Derudover kan konsekvenserne ved overtrædelse af reglen nævnes, hvilket eksempelvis kan være hjemsendelse og/eller ophævelse af ansættelsesforholdet. 

3. Arbejdstid

Under punktet om arbejdstid kan det nævnes, hvilken ugentlig arbejdstid medarbejderne almindeligvis har, og om denne er inklusiv en halv times frokostpause eller ej. Her kan det også nævnes, på hvilke af ugens dage, arbejdstiden er fordelt, og at den enkelte medarbejders arbejdstid fastsættes efter individuel aftale med arbejdsgiver. 

4. Sygdom

Personalehåndbogen bør indeholde et punkt, der beskriver virksomhedens regler i forhold til sygdom. Her kan det nævnes, på hvilket tidspunkt medarbejderen senest skal oplyse, at vedkommende ikke kan møde på vagt grundet sygdom. Der kan også opfordres til, at medarbejderen oplyser arbejdspladsen om, hvor længe sygdommen forventes at vare, hvis det er muligt. 

5. Barsel

Under punktet om barsel kan det nævnes, at forholdet er reguleret af funktionærloven eller den gældende overenskomst, hvis ikke andet er aftalt i den individuelle medarbejders ansættelseskontrakt. 

6. Dødsfald og begravelse

Håndbogen bør også indeholde et punkt, der beskriver, hvordan virksomheden forholder sig ved død og begravelse i medarbejderens nærmeste familie. Punktet bør anføre, at medarbejderen er berettiget til at holde fri med løn, hvis vedkommende har et dødsfald i den nærmeste familie og i forbindelse hermed skal deltage i en begravelse. Det bør også defineres, hvem der anses som værende nærmeste familie. Almindeligvis er nærmeste familie medarbejderens ægtefælle, samlever, børn, stedbørn, forældre, søskende, børnebørn, bedsteforældre og svigerforældre. 

7. E-mail

Der bør dertil være et punkt, der beskriver, hvilke regler, medarbejderne er underlagt i forhold til deres arbejdsrelaterede e-mailadresse. Her kan det nævnes, i hvilke tilfælde virksomheden er berettiget til at gøre sig bekendt med medarbejderens e-mails.  

8. Ferie

Under punktet om ferie, kan det nævnes, at reglerne om ferie og afholdelsen heraf er reguleret af ferielovens bestemmelser, hvis ikke andet er aftalt i ansættelseskontrakten. Det kan også nævnes, hvordan virksomheden håndterer ferieønsker. Dette punkt bør også anføre, hvor længe medarbejderen er berettiget til at holde sommerferie, og i hvilken tidsmæssig periode dette kan ske. 

9. Hygiejne

Punktet om hygiejne bør beskrive virksomhedens forventninger til medarbejderens hygiejne i arbejdstiden. Her kan det eksempelvis nævnes, at virksomheden forventer, at medarbejderen fremstår præsentabel i arbejdstiden, hvilket betyder, at vedkommende skal møde op velsoigneret i rent arbejdstøj. 

10. Frokostordning

Dette punkt bør beskrive virksomhedens frokostordning, hvis de har en. 

11. Kontrol og overvågning

Personalehåndbogen bør indeholde et punkt, der beskriver virksomhedens kontrol og overvågning af medarbejderne. Her kan det eksempelvis nævnes, at alle data, som er lagret i virksomhedens system, anses som virksomhedens ejendom. Det kan også nævnes, at virksomheden kan gennemgå dataen, hvis det af saglige og sikkerhedsmæssige årsager er nødvendigt at foretage et gennemsyn.

12. Lønudbetaling og overarbejde

Under dette punkt bør det nævnes, hvornår udbetaling af løn sker, og at virksomheden skal informeres straks, hvis medarbejderen skifter kontonummer eller adresse. Disse forhold er dog almindeligvis beskrevet i den enkeltes ansættelseskontrakt. Hvis andet ikke er blevet aftalt i ansættelseskontrakten, kan punktet også beskrive, i hvilke situationer virksomheden er berettiget til at kræve, at medarbejderen arbejder overtid.

13. Orlov

Personalehåndbogen kan også indeholde et punkt, der beskriver virksomhedens regler i forhold til orlov. Her kan det nævnes, at orlov kan aftales i perioder med ledelsen. Punktet kan dertil nævne, hvor lang tid før afholdelsen af orlov, dette skal ske. 

14. Pauser

Dette punkt bør beskrive, i hvilket omfang medarbejderen er berettiget til at holde pause, og om denne er betalt eller ej. Punktet bør kun inkluderes, hvis ikke andet allerede er aftalt i medarbejdernes ansættelseskontrakter. 

15. Personalefester

Personalehåndbogen kan også indeholde en beskrivelse af, hvor mange personalefester virksomheden som minimum afholder årligt, og at virksomheden under personalefester dispenserer fra de øvrige regler om, at medarbejderne ikke må indtage alkohol under virksomhedens afholdelse af arrangementer. 

16. Tavshedspligt

Afslutningsvis kan personalehåndbogen indeholde et punkt, der beskriver medarbejderens tavshedspligt, hvis ikke andet er aftalt i ansættelseskontrakten. Her kan det nævnes, at medarbejderen ikke må udtale sig om virksomhedens interne forhold, og hvilke konsekvenser et brud på tavshedspligten kan medføre for medarbejderen.