Personalehåndbog

Hvad er en personalehåndbog?

En personalehånd indeholder vigtige informationer og regler, som du skal overholde på din arbejdsplads. En personalehånd bliver også kaldt en medarbejderhåndbog eller personalepolitik og kan bestå af et fysik hæfte eller blot være en side på virksomhedens intranet. Det er arbejdspladsens eget ansvar at udarbejde personalehåndbogen, og den vil derfor være forskellig fra arbejdsplads til arbejdsplads.

Personalehåndbogen omfatter ofte supplerende regler og rettigheder til medarbejderens ansættelseskontrakt. Det er derfor en god ide altid at have et opdateret eksemplar af arbejdspladsens personalehåndbog tilgængelig for medarbejderne enten som et trykt hæfte eller som en side på intranettet.

Er personalehåndbogen et krav?

Det er ikke et krav, at arbejdspladser har en personalehåndbog. Det er derfor op til den enkelte arbejdsplads at bestemme, om der skal være en personalehåndbog. Typisk er det lidt større virksomheder med en del medarbejdere, der finder det hensigtsmæssigt at have en personalehåndbog.

Hvad må der stå i en personalehåndbog?

Det er arbejdsgiveren, der bestemmer, hvad der skal stå i personalehåndbogen. Indholdet i en personalehåndbog omhandler typisk arbejdspladsens værdier, politikker, regler og betingelser for ansættelsen. Vær dog opmærksom på, at reglerne i personalehåndbogen ikke må modstride lovgivningen eller den gældende overenskomst. Som arbejdsgiver er det derfor en god ide at opdatere personalehåndbogen, hvis der sker ændringer i loven eller overenskomsten.

Bemærk, at hvis der fremgår andre regler af ansættelseskontrakten, end dem der står skrevet i personalehåndbogen, så er det reglerne i ansættelseskontrakten, der er gældende.

Se hvordan Legal Desk virker

Eksempel på personalehåndbog

Hvad der står i en personalehåndbog, afhænger af formålet med bogen. Som udgangspunkt skal den indeholde relevante oplysninger og retningslinjer, som medarbejderne skal kende. Personalehåndbogen indeholder typisk regler om følgende områder:

• Alkoholpolitik: Her beskrives holdningerne til alkohol på arbejdspladsen. Ofte vil der være et alkoholforbud i dagligdagen, men der kan dog indføres eventuelle undtagelser i forbindelse med for eksempel jubilæer og runde fødselsdage. Alkoholpolitikken kan også handle om arbejdspladsens tilbud og støtte i forbindelse med et behandlingsforløb og lignende.

• Rygepolitik: Det er et lovkrav, at alle offentlige og private arbejdspladser skal have en skriftlig rygepolitik. Rygepolitikken beskriver for eksempel, hvor det er tilladt for medarbejderne at ryge, om der er et totalt rygeforbud i arbejdstiden, arbejdspladsens tilbud til medarbejdere der ønsker rygestop og lignende. Læs mere om reglerne for rygning på arbejdspladsen i vores artikel om rygeloven.

• Arbejdsmiljø: Her beskrives de fysiske og psykiske forhold på arbejdspladsen. Mange af disse forhold er bestemt af arbejdsmiljøloven og skal sørge for, at arbejdsforholdene er sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarlige. Det kan for eksempel være retningslinjer for, hvor varmt og koldt der må være på kontoret, hvor tungt medarbejderne må løfte, hvor stor arbejdsmængden må være og arbejdspladsens håndtering af mobning. Læs mere om arbejdsmiljøloven her

• Håndtering af sygdom: Her beskrives, hvilke procedure arbejdspladsen har for sygemelding, herunder hvor ofte arbejdsgiveren har lov til at være i kontakt med medarbejderne under sygemeldingen, og om arbejdsgiveren må kræve dokumentation for sygdommen. Vær opmærksom på, at funktionærloven indeholder regler for håndtering af sygdom.

• Barnets første sygedag: Hvis medarbejderne har lov til at holde fri på barnets første sygedag, kan det fremgå af personalehåndbogen. Der findes ikke en decideret lov om barnets første sygedag, men der findes lovgivning på området om en lønmodtagers ret til fravær fra arbejdet ved særlige familiemæssige årsager, og overenskomster indeholder ofte også regler om dette.

• Barsel: Barselsloven og funktionærloven har regler for, hvornår og hvor meget medarbejderne har ret til i barselsdagpenge eller løn under barsel. Hvis medarbejderne har ret til mere end det, der er bestemt af loven, kan det for eksempel fremgå af personalehåndbogen.

• IT-politik: Her kan arbejdsgiveren for eksempel lave retningslinjer for medarbejdernes brug af private mobiltelefoner og sociale medier i arbejdstiden. Retningslinjerne kan også handle om, hvorvidt medarbejderen må tage sin arbejdscomputer med hjem eller anvende den andre steder end på kontoret, samt hvilke programmer der må eller ikke må downloades.

• Feriefridage: Hvis medarbejderne har ret til feriefridage, kan det fremgå af personalehåndbogen. En feriefridag er en betalt fridag udover de 5 ugers ferie, der er bestemt af ferieloven. Der findes ikke lovgivning om feriefridage, men overenskomster indeholder ofte regler på området.

• Overarbejde: Hvis arbejdspladsen har særlige retningslinjer i forhold til overarbejde, kan det fremgå af personalehåndbogen. Det kan for eksempel være i forhold til, hvor lang tid i forvejen overarbejde skal varsles, og om der er tillæg, hvis varslingen ikke overholdes. Mange overenskomster indeholder regler på dette område.

Få styr på ansættelsesforholdet med Legal Desks ansættelseskontrakter

Som arbejdsgiver kan du hurtigt lave en ansættelseskontrakt til din medarbejder. Med Legal Desks ansættelseskontrakter til funktionærer og timelønnede er du sikker på, at du har taget højde for alle vigtige vilkår, og at der er klare rammer for ansættelsesforholdet.

Lav gratis ansættelseskontrakt med Legal Desk her